Opinião: Contabilidade sem papel, a nova realidade da profissão

Por Gonçalo Peres (*)

Quando se fala de contabilidade e dos profissionais do sector, a primeira imagem que surge é a de um recurso, fechado num escritório, entre números, inventários e balanços onde existiu durante muito tempo uma grande dependência do elemento físico, o papel.

Contudo, ao longo do tempo e com a transformação digital a entrar porta dentro das empresas, também os escritórios de contabilidade sentiram a necessidade de evoluir e, à semelhança de outros sectores, têm conseguido encontrar formas de reorganização tecnológicas, que permitem tornar esta atividade mais aliciante para as novas gerações de profissionais da área que contam com uma visão mais dinâmica e simplificada dos processos, trazendo um novo aporte amplamente digital.

Atualmente, há cada vez mais estruturas de contabilidade que dispõem de uma visão bastante progressista sobre o futuro da área, tendo por isso adotado vários métodos que permitem que a atividade se desenvolva de forma mais desmaterializada, seja na forma como as equipas atuam, seja no processo e tecnologia adotada. A importância do software tecnológico disponível é um dos segredos da atualização desta profissão. Com a presença de software adequado, onde existe já uma vasta oferta no mercado, a digitalização dos processos e papéis, tão fundamentais à atividade destes profissionais, é um dos novos paradigmas do setor, implicando para tal, uma reorganização interna, como a criação de departamentos de digitalização – algo inédito até há pouco tempo – permitindo não só aos técnicos, como também ao próprio cliente, o upload de documentos digitais. Esta informatização permite, não só uma maior facilidade de trabalho e maior rapidez, como também, um impacto positivo no meio ambiente através da poupança e redução do desperdício de papel, criando uma pegada ecológica reduzida e mais sustentável, assim como a valorização do papel do contabilista.

A nova geração destes profissionais será assim uma geração familiarizada com os processos tecnológicos e esta nova forma de trabalho será natural, onde o documento físico será um fator secundário e não essencial, ao contrário do que se praticava há uns anos. Claro que não será fácil para todos os profissionais, principalmente aos que durante anos utilizaram o papel como a sua fonte de trabalho. Existem processos simples que mudaram radicalmente na sua forma de concretização permitindo poupar tempo – e, literalmente, dinheiro. Anteriormente, os contabilistas recebiam a documentação dos seus processos maioritariamente em papel, tinham de o organizar sobre um conjunto de premissas necessárias, traduzindo-se numa tarefa monótona e de elevado desperdício de tempo. Atualmente, com o processo de digitalização em vigor, basta um clique para conseguir organizar os conteúdos, mudando por completo a forma instituída de se fazer as coisas. O trabalho tornou-se mais leve e, por consequência, mais facilitado, ao estar todo digitalizado e informatizado, poupando tempo e recursos internos e garantindo uma total segurança e confidencialidade dos processos.

Os sistemas de digitalização devem estar desenhados de forma a serem assegurados os princípios básicos da informação:

• a confidencialidade: em que só se encontra estritamente acessível a pessoas autorizadas;
• a integridade: ao garantir que mantém a sua origem inalterada, isto é, depois de produzida e devidamente validada, não pode ser modificada;
• a disponibilidade: ao garantir que os dados das organizações precisam estar seguros e disponíveis para serem usados a qualquer momento pelos utilizadores autorizados;
• a autenticidade: que permite identificar e registar o utilizador que produziu ou modificou a informação.

Os contabilistas em exercício, terão assim de se adaptar a este novo paradigma, incorporando-o no seu dia-a-dia, tornando a resposta ao cliente mais rápida e eficaz, mais proativa e permitindo a gestão de múltiplos processos internos. Os ganhos da desmaterialização devem ser para todos os intervenientes, e não só a pensar numa das partes. No final, ganha a classe, a profissão e os clientes.

(*) Numeric Group