Opinião: Como auditar um robot?

Por Frederico Carvalho Neto (*)

De acordo com o Future of Work Research de 2022, a pandemia COVID-19 levou 94% das organizações a adotar o trabalho híbrido. Tendo em conta este crescimento, surgiu a necessidade, por parte das empresas, de rever e atualizar processos, adaptando-os aos novos modelos de trabalho através de tecnologias emergentes, entre as quais o Robotic Process Automation (RPA). De facto, e segundo a Gartner, 90% das grandes organizações mundiais iam adotar, até ao final de 2022, esta tecnologia, que permite executar, de forma automática, atividades rotineiras e de grande volume, anteriormente realizadas por humanos.

Esta automação destaca-se, precisamente, por ser disruptiva, na medida em que veio alterar a forma como trabalhamos. Ao contrário do que se previa, não veio para substituir os humanos, mas sim complementá-los, libertando-os para tarefas de maior valor acrescentado e concedendo às organizações uma maior capacidade de produção.

Em mercados cada vez mais competitivos e regulados, os processos das organizações são cada vez mais complexos e escrutinados, dado que têm de responder a desafios de transparência e de controlo. Consequentemente, com a automação a tornar-se cada vez mais recorrente, a necessidade de auditoria torna-se cada vez maior, colocando-se a seguinte questão-chave: como auditar um robot?

A auditoria pode ser efetuada, pelo menos, a dois níveis:

• Modelo de Governo: A auditoria aos robots obriga a uma auditoria preliminar ao seu Modelo de Governo, devendo estar atualizado, disponível para todos os intervenientes impactados e composto, no mínimo, pela seguinte informação: (i) descritivo das várias fases do ciclo de vida de um robot, com as respetivas regras; (ii) identificação e caracterização dos fóruns e reportes de gestão de RPA; (iii) identificação de roles e responsabilidades; e (iv) caracterização da atual arquitetura de sistemas.

Da nossa experiência, encontramos, tipicamente, oportunidades de melhoria aos seguintes níveis:

• Definição e manutenção da frequência de revisão e atualização do Modelo de Governo;
• Revisão de regras para automações e sua aplicabilidade face ao desenvolvimento do negócio;
• Identificação de planos de mitigação em caso de falha;
• Revisão das funções e responsabilidades.

• Ciclo de vida da automação: após a auditoria ao Modelo de Governo, devem ser revistas as várias fases do ciclo de vida da automação. Sendo estas, a (i) análise e seleção de processo; (ii) desenvolvimento da automatização; (iii) testes; e (iv) monitorização.

A este nível, identificamos, habitualmente, oportunidades de melhoria nos seguintes pontos:

• Análise do potencial para automatização dos processos, na medida em que esta deve ser feita recorrendo ao potencial de poupança e comparando com o investimento necessário;
• Replicação da realidade do negócio para testar a automatização, por forma a garantir um correto funcionamento da automação;
• Identificação atempada de controlos e de limites de alerta para mitigação de riscos;
• Revisão periódica dos controlos implementados, a sua otimização e identificação de novos controlos, caso necessário;
• Revisão dos resultados da automação e do processo por forma a confirmar a adequação dos mesmos às necessidades do negócio.

Assim sendo, através da auditoria ao Modelo de Governo e robotização, é possível assegurar um correto ciclo de vida end-to-end de um robot, contribuindo para a mitigação de erros, aumento da rentabilidade e, consequentemente, redução de custos.

Os números são uma prova da crescente popularidade mundial na implementação da robotização no contexto empresarial, uma vez que proporciona uma maior produtividade, bem como a possibilidade dos colaboradores se dedicarem a tarefas de maior valor acrescentado. Contudo, para garantir este cenário favorável, é crucial assegurar o correto ciclo de vida dos robots através de auditorias periódicas, permitindo às organizações identificar e mitigar riscos, potenciar a performance dos robots, alinhar objetivos e responsabilidades de todos os stakeholders envolvidos, certificar que a documentação está atualizada, standardizar os processos e otimizar os controlos, tornando-os, assim, mais eficientes e eficazes.

(*) Business Engagement Manager da NTT DATA Portugal