How to TeK: Saiba as 10 coisas que vão mudar no Gmail e as ferramentas integradas

A partir da próxima terça-feira, dia 8 de fevereiro, a Google dá início a uma nova experiência do Gmail. Não se trata apenas de uma visão estética do serviço, como vai servir de hub a outras aplicações, tais como o Chat e Meet. As aplicações vão partilhar um teto comum, para que seja fácil comutar entre as funcionalidades sem a necessidade de alternar entre janelas.

A introdução da nova versão vai ser feita de forma “soft”, com a possibilidade de os utilizadores começarem a ambientar-se à nova experiência de navegação. Mas de forma faseada, o design vai acabar por ser a versão standard do Gmail e até ao fim de junho deixará de ser possível alternar entre a visão nova e a clássica.

[photo-gallery id=”284430″ thumbnails=”284431,284432″ layout=”linear”/]Assim, não se assuste se no dia 8, quando visitar o Gmail, notar algumas diferenças no design, sobretudo no que diz respeito à barra de navegação à esquerda. Pode a qualquer momento reverter para a versão clássica do Gmail. Tem assim alguns meses para alternar entre as duas versões do serviço de email até à implementação definitiva no fim de junho.

Para saber em antecipação o que esperar as novas mudanças, veja na galeria um apanhado com as 10 funcionalidades previstas para o novo design.

[photo-gallery id=”285047″ thumbnails=”285048,285049,285050,285051,285052,285053,285054,285055,285056,285057″ layout=”linear”/]1 – Vários canais de comunicação integrados no Gmail

Esteja num computador ou no smartphone, agora poderá consultar o seu email, mas também enviar mensagens diretas no Chat ou fazer conversas de grupo. Também pode criar salas de vídeo ou áudio para reuniões em teleconferência. O objetivo desta integração é manter a familiaridade da página do Gmail, mas alternar entre os diferentes canais de comunicação sem abandonar este novo hub.

2 – Spaces: Pode comunicar diretamente, em grupo ou em espaços de colaboração

Mantendo-se no Gmail, pode conversar com colegas enviando-lhe uma mensagem privada ou grupos informais para falar com várias pessoas em simultâneo. Mas pode optar por uma colaboração mais formal, neste caso, a Google convida a criar um Space. Nesta área as equipas podem criar múltiplos tópicos, aqui chamados de conversações, para separar os diferentes tópicos no mesmo lugar. Uma pessoa que chegue ao grupo recentemente, pode consultar facilmente todo o histórico da conversa e apanhar os temas das anteriores conversas.

3 –  Agendamento de reuniões

A Google facilita agora o agendamento de reuniões na nova experiência integrada do Gmail. A partir da nova versão pode receber uma notificação de reunião e juntar-se diretamente numa videoconferência ou teleconferência no Gmail. Para criar uma reunião, clique em “novo Meeting” na opção Meet ou juntar-se a um a decorrer.

4 – Reenviar as mensagens de conversas para o email

As conversas que tiver com os colegas nas janelas de conversação do Chat podem ser reencaminhadas para a Inbox do Gmail. Esta é uma forma de manter as conversas, mesmo quando a opção de guardar o histórico está desligada. As mensagens que são reencaminhadas para o Gmail incluem as quatro mensagens anteriores, para que não fique fora do contexto. Para o fazer apenas tem de sublinhar a mensagem e clicar na opção “Reencaminhar para a caixa de entrada”. A Google diz que pode demorar até dois minutos para a mensagem aparecer na inbox.

5 – Partilhar documentos como o Spaces

No Spaces, durante uma reunião, pode partilhar documentos com os colegas de trabalho, sejam apresentações, folhas de cálculo ou outros ficheiros. Aqui todos podem receber e editar diretamente os respetivos documentos ao lado da janela de conversação. Para o fazer, no Gmail, selecionar um Space e da conversa clicar no menu de ações e escolher criar, para optar pelo tipo de ficheiro. Depois basta dar um nome e clicar em partilhar.

6 – Criação de listas de tarefas no Spaces e designar utilizadores

A nova versão integrada do Gmail inclui um gestor de tarefas para ajudar as equipas a estarem organizadas e a focarem-se nas atividades prioritárias do seu trabalho. Os membros da equipa podem designar tarefas entre si, assim como observar o respetivo progresso nos objetivos comuns, diretamente do Space.

7 – As pesquisas funcionam entre o email e o chat

Certamente que já procurou assuntos no Gmail entre as centenas ou milhares de entradas na caixa do correio. Mas agora a nova experiência vai permitir obter resultados com origem no email, mas também nas caixas de mensagens das conversas. Mais um atalho importante para não ter de abrir diferentes aplicações. Terá ainda um filtro para as mensagens do email ou Chat.

8 – Definir alertas automáticos e pequenos lembretes (nudges)

Esqueceu-se de responder a alguma mensagem? Vai poder ligar os lembretes automáticos (nudges) que o avisam quando deixou passar alguma coisa, que até pode ser importante. A Google diz que o sistema utiliza inteligência artificial para reduzir distrações, sobressaindo o que for realmente importante. Também pode dar prioridade a certos contactos, para que tenha a certeza que as mensagens das pessoas importantes não se percam sem resposta. Para ativar, tem de clicar nas definições do Gmail na roda dentada no topo da direita e na aba Geral, descer até “Nudges” e selecionar a opção. Terá de clicar em “guardar alterações” no fundo da página.

9 – Controlar e priorizar as notificações nos diferentes canais

Quando se tem um ou mais grupos com muitas pessoas, a experiência pode ser caótica no que diz respeito às constantes notificações que recebe. Por isso, o sistema permite aos utilizadores definir preferências para as notificações de Chat para filtrar o que realmente lhe interessa. E até pode desligar as notificações quando precisa estar concentrado para não ser perturbado.

10 – Informe ou saiba quando alguém está fora do trabalho

A integração do Google Calendar nesta nova experiência, permite definir estados de ausência, como férias, folgas ou viagens, por exemplo. Basta ver o contacto do email ou na mensagem no chat, mediante a agenda do Calendar o seu estado é automaticamente definido. Esta informação permite poupar tempo a escrever uma mensagem e até pode programar um email que seja importante para uma data posterior ao seu regresso.

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O How To TeK é a rubrica do SAPO TeK que pretende ajudar todos os utilizadores em tarefas simples (mas que parecem complexas) na utilização de computadores e telemóveis. Se tiver sugestões de truques que quer ver esclarecidos envie um email para geral@tek.sapo.pt.