Análise TeK: Microsoft Office 365 – uma suite para trabalhar em equipa… e na nuvem

Já muita tinta correu sobre o Microsoft Office 365 e, em grande parte dos casos, a abordagem não foi a mais correcta. Muitos insistem em falar desta solução como um “Office online“, como uma adaptação da popular suite da Microsoft a uma plataforma de cloud computing (computação na nuvem), como uma forma de ter o Word, o Excel, o Outlook e afins em qualquer computador.

Na verdade, é muito mais que isso. O 365 não é apenas o Office online, mas uma plataforma de gestão de trabalho colaborativo pensada para grupos de trabalho e para empresas que queiram abandonar a estratégia de “uma aplicação por cada máquina” e dar o salto para uma abordagem que não imponha tantas restrições.

Mas não vamos perder tempo a explicar as características técnicas do 365, já referidas algumas vezes no TeK. Preferimos, em vez disso, focar-nos no que realmente interessa: falar do que esta solução oferece, de que forma podemos utilizá-la como ferramenta dinamizadora do trabalho e a quem se destina.

Além do Microsoft Office, os utilizadores do 365 têm acesso a outros produtos da Microsoft. Se conhece a oferta do gigante norte-americano, saberá identificar, apenas pelos nomes das aplicações, quais as mais-valias que estes garantem. A saber: MS Lync, MS Sharepoint e MS Exchange. O Lync é um service de Instant Messaging com possibilidade de gestão de videoconferências e de chamadas telefónicas a partir do PS. O Sharepoint garante a partilha de documentos entre colegas e gere todo o trabalho colaborativo das equipas. O Exchange é a plataforma de gestão de email. Pense no que representam estes 4 produtos juntos (os últimos três mencionados e o Office) e vai ter uma ideia do que o Office 365 permite fazer. No fim, acreditamos que concordará connosco: não é apenas um “Office online“.

Como se gere?

Na versão que analisámos, ainda em beta, é possível criar um grupo de trabalho de até 25 pessoas (tem 25 licenças de utilização, portanto). O administrador tem a seu cargo o processo de configuração do acesso aos vários utilizadores, bem como a definição de settings do Exchange e do SharePoint online. Tudo é feito a partir de um portal e de uma “consola” central.

O processo é intuitivo, mas ainda precisa de alguns afinamentos – algo que poderá acontecer até a Microsoft apresentar a versão final. De resto, as tarefas de configuração inerentes ao papel de administrador não serão estranhas a quem já desempenha este tipo de funções. Acrescentar utilizadores, definir privilégios, configurar acessos, integrar a solução com o ambiente Exchange pré-existente são alguns dos passos que o administrador deve tomar para tornar a plataforma funcional e o portal que é criado útil aos utilizadores do mesmo.

Por outro lado, o facto de ter de criar uma identidade Web para cada participante, bem como um endereço Web, um log in e um espaço próprio pode ser um processo moroso e difícil de levar a cabo e de implementar numa equipa que poderá já ter em mãos muitos usernames e passwords do mesmo género que são usados em outros serviços.

Para que serve?

Como utilizador, tudo é mais simples. Depois de criado o site da empresa ou do grupo de trabalho, cada utilizador pode criar e acrescentar ficheiros a pastas partilhadas, bem como aceder, editar e guardar alterações em documentos de outros utilizadores, com o Office Web Apps. A partilha é feita de forma simples e eficaz, e pode ser realizada estando os membros do grupo de trabalho dentro ou fora da empresa, já que existem palavras-chave de protecção de acesso.

Qualquer colaborador que tenha permissão para tal pode depois aceder a esses documentos e realizar as alterações necessárias, fazer upload de tabelas de vendas (por exemplo), download de cotações de produtos criadas por colegas da área comercial, e outras tarefas do género.

Mas a partilha de documentos não é a única forma de trabalho colaborativo que o 365 possibilita. Com o Lync, os membros das equipas de trabalho podem falar através de instant messaging, ou participarem em videoconferências para fazerem reuniões ou partilharem ideias. A integração com o Outlook é muito boa e dota esta aplicação de novas ferramentas de gestão de trabalho e de tarefas.

Além disso, o Lync está já configurado de forma a poupar tempo e chatices aos utilizadores. Numa videoconferência, por exemplo, o programa consegue perceber quem está a falar e mostra automaticamente essa pessoa na janela de destaque. E é possível gravar as reuniões, caso pretenda fazê-lo. É pena, porém, que o Lync apenas permita “falar” com utilizadores de Windows Live, deixando de fora outros serviços de I.M. muito populares.

Se usa o seu telemóvel como ferramenta de trabalho, pode ficar descansado. É possível configurar os settings do aparelho para enviar e receber mensagens de correio electrónico do Office 365 e – caso o terminal o suporte – aceder ao calendário e aos seus contactos. A Microsoft garante suporte para telemóveis com Windows Phone, Android, Blackberry e para iPhones. Ao que sabemos, infelizmente ainda não existe cliente Lync para plataformas móveis…

A quem é útil?

O Office 365 destina-se a grupos de trabalho e empresas de menor ou maior dimensão. As contas são relativamente simples de fazer: compare o fee mensal que tem de pagar para equipar os colaboradores da sua empresa com esta solução (esse valor é muito variável, consoante o número de utilizadores e os serviços incluídos) com os custos das soluções Office unitárias (Office “normal”), os custos inerentes a plataformas de comunicação, à gestão de servidores Exchange e Sharepoint. Se tem uma pequena empresa ou um grupo de trabalho em que os membros dependem uns dos outros para cumprirem tarefas, memorize este dia: 28 de Junho – é a data de lançamento do Office 365.

Vale a pena?

Por tudo isto o Office 365 revela-se uma ferramenta extremamente útil para pequenas empresas e grupos de trabalho cujos membros passem muito tempo fora do escritório. É verdade que ainda tem algumas arestas a afinar e que pode ser um pouco confuso durante as primeiras utilizações, mas as mais-valias da solução são óbvias.

A Microsoft parece ter acertado na sua aposta de cloud computing para as suites de produtividade. O Office 365 não vai ser apenas uma mistura de um Office 2010 Profissional com features de uma Dropbox ou de outro sistema de partilha de ficheiros na nuvem.

O modelo adoptado pela multinacional poderá deixar as pequenas empresas de pé atrás no início, mas um teste de alguns dias à solução agora proposta (que, de resto, aconselhamos), dará uma ideia mais clara dos ganhos de produtividade que se podem alcançar com o 365. A colaboração em tempo real e a facilidade de partilha de conteúdo com segurança são as principais vantagens que ficam na retina ao fim do teste.

Muito embora não esteja livre de críticas, o Office 365 parece ter argumentos de peso para convencer os utilizadores profissionais e empresariais. Resta agora esperar pela versão final que estará disponível nos próximos dias…