Análise TeK: Gestão sempre online

O modelo não é novo, mas a PHC decidiu apostar de forma ponderada no Software as a Service para oferecer às micro-empresas uma solução que complementa a sua experiência no software de gestão. O PHC FX foi lançado no início deste mês, como o TeK já havia noticiado, mas já está na forja há vários anos.

A usabilidade mas também a segurança da informação foram duas das principais preocupações da PHC que acredita que o PHC FX é a solução ideal para as nano-micro empresas que não têm conhecimentos de informática internos para gerir servidores e aplicações de gestão, com a obrigatoriedade de fazer backups e actualizações.

O modelo de licenciamento deste software torna tudo mais simples: basta subscrever o serviço junto de um dos parceiros e começar a usar a aplicação, através do browser, sem preocupações com hardware, investimento e (quase) formação.

A concorrência não é feita com as aplicações de gestão, mas com ferramentas avulsas de facturação e até com folhas Excel que habitualmente servem aos gestores de empresas de menor dimensão para manter a contabilidade em ordem.

E, de facto, não são precisos grandes conhecimentos de gestão nem de informática para usar o PHC FX. O software é acessível em qualquer browser e é totalmente personalizável, desde logo pelo idioma escolhido para o utilizador (Português, Espanhol ou Inglês), mas também pelas cores e tamanho da letra.

Toda a aplicação foi pensada para ajudar o utilizador sempre em função do contexto, oferecendo-lhe o acesso às áreas relacionadas com as tarefas em curso, mas totalmente personalizável de acordo com as áreas de interesse de cada empresa.

A tecnologia por detrás do interface é o Adobe Flex e o Adobe AIR, mas também a tecnologia Microsoft .NET já na componente de servidor, enquanto a base de dados que suporta a informação é o Microsoft SQL Server 2008.

Embora funcione online, os requisitos técnicos não são elevados, embora seja recomendável 1 GB de memória RAM em Windows, mas que baixa para 512 MB em Linux e e 128 MB em Mac. A velocidade de ligação à Internet é também relevante, mas acima dos 512 Kbps consegue uma experiência sem problemas, garante a PHC.

Três cliques para começar

Depois do acesso a um endereço seguro (https) fornecido pelo parceiro que vende a licença é preciso começar a configurar a aplicação.

Quem não tiver informação de “histórico” pode começar do zero, mas o PHC FX tem também ferramentas para importar dados.

A já referida personalização do ambiente é um dos passos iniciais, mas depois deste, e a partir de um único interface, é possível aceder à área de Clientes e Vendas, Fornecedores e Compras, Tesouraria e Bancos, garantindo ainda a visão de gestão macro proporcionada por centenas de análises que já vêm pré-definidas com a aplicação.

Emitir propostas, facturas e avaliar as contas correntes dos clientes torna-se mais simples, com a apresentação da informação em quadro ou em gráficos, consoante as preferências.

Claro que a qualidade – e quantidade -de de informação inserida vai determinar a apresentação dos resultados e gráficos, pelo que logo de início podem ser bastante mais pobres do que os mostrados no vídeo de demonstração que reproduzimos abaixo e nas capturas de ecrãs com que ilustramos o texto.

As análises são uma das mais-valias desta aplicação, ultrapassando largamente o que está disponível em pacotes de facturação/contabilidade mais básicos e até as folhas de Excel mais aprumadas, com a vantagem de não ter de duplicar informação introduzida.

Quase todas as ferramentas podem ser utilizadas sem a “leitura de manuais” e formação, com o apoio da ajuda de contexto, mas claro que convém ter as noções mínimas de gestão, facturação e tesouraria para não ficar a olhar para os gráficos sem perceber o que significam…

Segurança reforçada?
Como já tínhamos referido a segurança foi uma das questões que a PHC levou muito a sério. Por isso tem uma parceria com a Interhost para datacenter, que assegura backups diários e ainda a replicação quinzenal para outra localização geográfica, uma das boas práticas para recuperação de desastres.

O cliente pode fazer os seus próprios backups de tabelas, mas é também garantido que a confidencialidade no acesso a dados é “à prova de bala”, com encriptação dupla da informação que passa do browser para o datacenter e a possibilidade de ter IPs limitados. A base de dados é independente para acda empresa e os URLs são mascarados, tudo pontos que estão definidos nos contratos de confidencialidade assinados.

O custo mensal para dois utilizadores é de 39 euros, a que se soma o custo do alojamento em 10 euros, pelo que a factura a pagar todos os meses é de 49 euros. E se a empresa crescer muito fica garantida a possibilidade de migração para outra solução PME da PHC.

Por enquanto o PHC FX é acessível só a partir de um browser de computador, mas a prazo serão lançadas versões para smartphones que alargarão as vantagens da mobilidade desta plataforma.

Fátima Caçador