4 conselhos para implementar faturação eletrónica. Obrigação chega já em janeiro

As empresas portuguesas precisam de conhecer profundamente os requisitos do serviço de faturação eletrónica, para poderem ter sucesso nestes projetos, alerta a SERES. É nesse sentido que a empresa especializada em transação eletrónica segura de documentos deixa alguns conselhos de implementação.

“A implementação da faturação eletrónica é muito mais do que dispor da tecnologia necessária para cumprir os requisitos exigidos pela Autoridade Tributária e Aduaneira”, refere a SERES. “Trata-se de uma oportunidade para transformar processos obsoletos em vantagens competitivas, alcançar poupanças e aumentar o volume de negócios”.

Transformada em obrigação legal a partir de 1 de janeiro de 2019, “as empresas portuguesas devem começar a desenvolver e implementar projetos de faturação eletrónica o mais rapidamente possível”, sublinha-se. Até porque “na maioria dos casos, o desenvolvimento destes projetos poderá ser complexo e até mesmo difícil, já que existem muitos fatores a ter em conta”.

Existem várias formas de proceder à implementação da faturação eletrónica nas empresas, desde os modelos de desenvolvimento interno até às soluções disponibilizadas por prestadores de serviços de faturação eletrónica.

Entre as questões a ter em conta no momento de implementar a faturação eletrónica propostas pela SERES, a primeira é comunicar e ter visibilidade do estado da faturação eletrónica. “Assim, a comunicação com os parceiros, independentemente da sua dimensão, é essencial para a transação das faturas nas empresas”. Estas transações tornam evidente a necessidade de que a solução adotada facilite um amplo conjunto de opções às empresas e que lhes permita conectarem-se com sucesso com qualquer um dos seus parceiros, garantindo a confidencialidade, a autenticidade e a integridade das faturas, diz a SERES.

Adicionalmente, a solução a eleger pelas empresas, deverá ser capaz de dotá-las com um novo canal de comunicação com os seus parceiros de negócio, acelerando assim os tempos de resposta e a resolução de eventuais imprevistos. Paralelamente, a solução deve oferecer um maior controlo e capacidade de acompanhamento da informação partilhada, aumentando os níveis de eficácia do relacionamento e da comunicação das empresas com terceiros.

Como segundo indicador, também é necessário considerar a centralização da informação, garantindo simultaneamente que esta se mantém integrada. Neste sentido, a decisão das empresas deverá ter em conta o volume de faturas que é necessário gerir. “Se o volume de faturas for reduzido (menos de 30 faturas por mês), uma solução manual poderá ser a melhor solução. Já no caso de volumes superiores a 30 faturas por mês, uma solução integrada será sem dúvida a ideal”. Por outro lado, caso as empresas disponham de ferramentas de gestão, a forma mais fácil de implementar a faturação eletrónica será através da integração da fatura eletrónica no processo habitual de trabalho nestas mesmas ferramentas. “Desta forma, as empresas poderão aproveitar totalmente as vantagens oferecidas pela faturação eletrónica e melhorar os seus processos de decisão”.

As mudanças que resultam da utilização da faturação eletrónica têm implicações muito mais abrangentes do que poderá parecer à primeira vista, sublinha a SERES. Pelo que o terceiro factor a ter em conta pelas empresas, será a necessidade de se certificarem de que o serviço de faturação eletrónica que vão implementar é global. “Ou seja, terem a certeza de que este permite a gestão completa do tratamento das faturas, nomeadamente: a emissão, a receção, o envio, a integração e o arquivo”.

Por último, e de acordo com a SERES, a solução a adotar deverá cumprir as exigências legais da Autoridade Tributária e Aduaneira. “É essencial que o projeto de faturação eletrónica contemple as mudanças tecnológicas e legais associadas às regras da faturação: formatos, assinatura eletrónica, prazos de entrega, prazos de adoção, etc”.